Umowa z fotografem to kwestia często niedoceniana. Być może cieszysz się, że znalazłaś lub znalazłeś już fotografa, którego zdjęcia ci się podobają i myślisz o wpłaceniu zadatku. Zanim do tego dojdzie – zachęcam cię do sprawdzenia, co powinna zawierać dobra umowa z fotografem ślubnym. Wiele par tak bardzo cieszy się, że znalazło nareszcie odpowiedniego fotografa, że zupełnie zapominają o tym elemencie. Dobrze przygotowana umowa z fotografem pozwoli obu stronom poczuć się bezpiecznie i komfortowo, a także uniknąć nieporozumień. Przygotowałam ten artykuł, aby ułatwić Ci zawarcie umowy.
Umowa z fotografem na ślub – czy koniecznie jej potrzebujesz?
Ponieważ rozmawiamy o usłudze, której wartość najczęściej liczona jest w tysiącach złotych, polecam sprecyzowanie zasad Waszej współpracy. Może mieć to formę umowy pisemnej, jednak nie jest to konieczne.
Czasami wystarczy dobrze przygotowany druk zamówienia lub dobrze opracowany regulamin, udostępniony przez fotografa.
W moim przypadku zazwyczaj przy fotografowaniu ceremonii ślubu w USC czy kościele bez przyjęcia jest to wysłanie regulaminu, z którym zapoznaje się para i mailowe doprecyzowanie szczegółów. W przypadku opcji z weselem przesyłam umowę.
Tak czy inaczej – wszystkie ważne uzgodnienia powinny zostać potwierdzone – miniumum w formie elektronicznej. Dzieje się tak na wypadek konieczności wyjaśnienia ewentualnych kwestii spornych, ale przede wszystkim – po to, żeby obie strony dokładnie wiedziały, jak ma wyglądać cała współpraca.
Umowa z fotografem na ślub – co powinna zawierać?
Dokładne dane stron umowy i dane kontaktowe
Umowa z fotografem ślubnym powinna zawierać dokładne oznaczenie stron umowy. Z jednej strony wszystkie dane fotografa łącznie z informacją o prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Z drugiej strony Wasze – jako osób zamawiających usługę fotograficzną.
Polecam wam umieszczenie w umowie z fotografem bardzo dokładnych danych kontaktowych. Mam tutaj na myśli takie informacje, jak:
- numer telefonu,
- adres mailowy
Przydadzą się także dane kontaktowe do osób, które mogłyby podjąć temat w razie, kiedy żadne z Was nie może odebrać telefonu. Życie zna przypadki, kiedy kontakt fotografa z młodą parą w ostatniej chwili był absolutnie niezbędny, a para miała już wyciszone telefony. Tylko dzięki temu, że fotograf dysponował numerem telefonu do świadka – udało się ostatecznie doprowadzić do kontaktu. Dlatego radzę Ci zawrzeć w umowie dane:
- pary młodej,
- świadków,
- rodziców.
Miejsca i czas, w których fotograf ślubny ma być do Waszej dyspozycji
W naturalny sposób umowa z Twoim fotografem na ślub powinna określać dokładny dzień i godzinę ślubu oraz miejsce uroczystości. Ważne żeby w umowie zawrzeć wszystkie adresy, a także ewentualne wskazówki dojazdowe.
Mówię o wszystkich adresach, ponieważ często składnikiem sesji ślubnej i pracy fotografa dla ciebie, podczas twojego ślubu jest uwiecznianie takich momentów jak błogosławieństwo czy przygotowania. Dlatego może się okazać że fotograf powinien przed samym ślubem pojawić się na przykład w domu rodziców albo u fryzjera. Wszystko to powinno być dokładnie wskazane, żebyś czuła lub czuł się w pełni komfortowo wiedząc, że Twój fotograf jest zawsze tam, gdzie powinien.
Dla uniknięcia wszelkich nieporozumień dobrze jest zawczasu z deklarować w jakich godzinach fotograf ma być dostępny. Z góry dobrze jest uzgodnić ewentualną stawkę za każdą dodatkową godzinę pracy. Zazwyczaj nie ma sensu zatrzymywanie fotografa do białego rana. Niektóre pary są jednak bardzo zainteresowane tym żeby fotograf był do momentu oczepin.
W wypadku większego wesela może się zdarzyć, że zechcesz mieć obsługę fotograficzną także podczas poprawin.
Zakres usługi fotografii ślubnej
Umawiając się z fotografem pamiętaj, aby dokładnie określić zakres usługi fotograficznej. Powinien on być określony w sposób w pełni czytelny i zrozumiały dla obu stron. Ustalenia powinny zawierać informacje:
- gdzie, w jakich godzinach powinien być fotograf?
- czy cena obejmuje także plener w dniu ślubu?
- czy usługa obejmuje plener np. kilka dni po ślubie?
- jaką liczbę zdjęć cyfrowych obejmuje pakiet?
Czy fotograf na ślub dokonuje selekcji zdjęć?
Fotograf podczas Twojego ślubu zrobi dużą ilość zdjęć a ich liczba zdjęć wynika z kilku elementów.
W niektórych momentach ślubu fotograf może używać trybu seryjnego. Przykładowo, aby sfotografować bawiące się dzieci, albo aby uwiecznić moment zakładania obrączki lub składania podpisu. W takim wypadku z jednego momentu powstaje kilkadziesiąt zdjęć, tylko po to, żeby – przykładowo – wybrać z nich to najbardziej ostre.
Fotograf robi też zdjęcia gościom. Kiedy gości jest wielu, każdy jest fotografowany kilkukrotnie. Wiadomo, że może się zdarzyć mrugnięcie okiem albo niekorzystna mina – lepiej mieć z czego wybierać!
Wszystko to powoduje, że zdjęć jest po prostu bardzo dużo. Pakiet ślubny najczęściej obejmuje kilkaset zdjęć (100-500) zdjęć. Rzadko kiedy jest sens, aby było ich więcej, jednak sama selekcja jest bardzo pracochłonna.
Rozwiązaniem kompromisowym jest sytuacja, w której fotograf przedstawia Wam np. 200 zdjęć, z których wybieracie 100 – w ten sposób macie wpływ na finalnie otrzymany zestaw.
Obojętnie jaki model przyjmiecie – warto po prostu trzeba uzgodnić to wcześniej.
Umowa z fotografem wynajętym na ślub powinna określać zasady płatności
Oczywiście umawiając się z twoim fotografem ślubnym pamiętaj o uzgodnieniu wszystkich szczegółów płatności. Warto wiedzieć, co wchodzi w skład pakietu podstawowego, a co jest objęte dodatkową płatnością.
Przykładowo podstawowa oferta może obejmować pracę fotografa na weselu do godziny 21:00, a każda godzina dodatkowa jest płatna. Podobnie może się okazać ze zdjęciami – pakiet może obejmować np. 100 zdjęć, a każde dodatkowe z przedstawionego zbioru kosztuje dodatkowo.
Zasady płatności obejmują także, rzecz jasna, sam sposób jej dokonania. Większość fotografów ślubnych wymaga zaliczki, która potwierdza rezerwację terminu. Najczęściej jest to 20-50% kwoty uzgodnionego pakietu fotograficznego.
Ustalcie, w jaki sposób zostanie wniesiona pozostała opłata. Najczęściej spotykanym modelem współpracy jest płatność pozostałej ceny pakietu na konto fotografa w dniu ślubu lub płatność gotówką. W terminie późniejszym natomiast płaci się za dodatkowe zdjęcia, odbitki, albumy itp.
Co umowa z fotografem na ślub przewiduje w razie choroby?
W obecnych czasach umawiając się z fotografem dobrze zawczasu przyjąć jakąś metodę postępowania w razie, gdyby do sesji fotograficznej miało nie dojść. Może tu okazać się, że nie odbędzie się ślub, albo że będzie miał innych charakter, albo że przyczyna będzie leżeć po stronie fotografa.
Dobre o tym porozmawiać wcześniej i ustalić – najlepiej potwierdzając to pisemnie lub elektronicznie, jak strony mają postąpić w razie wystąpienia takiej okoliczności. Przykładowe uzgodnienia mogą obejmować:
- utratę lub zachowanie zadatku,
- możliwość przysłania zastępstwa w miejsce fotografa, który nie mógł przyjść osobiście z powodu choroby
- możliwości zmiany miejsca lub terminu wesela
Umowa z fotografem ślubnym a zasady zakwaterowania i wyżywienia
Dobrze uzgodnić wcześniej sprawę zakwaterowania bądź wyżywienia fotografa.
W przypadku, kiedy wesele ma charakter lokalny, a usługa fotograficzna trwa powiedzmy 4 do 6 godzin – zazwyczaj nie jest to wymagane.
Zdarzają się jednak tak zwane “destination weddings” – czyli wesela wyjazdowe. Para młoda zaprasza gości do jakiejś odległej lokalizacji – zazwyczaj do egzotycznego kraju. W takim wypadku koszty podróży i zakwaterowania fotografa stają bardzo istotne. Jeśli fotograf przyjeżdża z miejsca bardzo oddalonego od miejsca Twojego wesela – być może będzie trzeba również uwzględnić w jaki sposób jego zakwaterowanie.
Jeśli fotograf ma pracować wiele godzin dobrze mu zapewnić posiłki, ale oczywiście fotograf na wesele przychodzi do pracy a nie żeby się bawić.
Termin i forma oddania zdjęć ślubnych
Umowa z fotografem powinna oczywiście zawierać termin oraz formę oddania zdjęć. Jest tu kilka możliwości:
- papierowe odbitki,
- cyfrowe zdjęcia na pendrive
- używało się płyt CD, ale obecnie nie są popularne,
- udostępnienie zdjęć postaci galerii internetowej.
Jeśli tak się dzieje to pamiętaj że tego typu galerie najczęściej są udostępniane na określony czas i należy zdjęcia pobrać na swój dysk (i utworzyć dwie kopie zapasowe). Warto uzgodnić, jak długo po ślubie galeria będzie dostępna.
Dla porządku warto zwrócić uwagę, że fotograf zazwyczaj oddaje pliki zdjęć w formacie JPG, w przestrzeni barwnej sRGB – aby dobrze prezentowały się na wyświetlaczach. Przedmiotem umowy zazwyczaj nie bywają tzw. cyfrowe negatywy – pliki RAW. To robocze, surowe dane z matrycy aparatu, których nie da się prosto wyświetlić bezpośrednio. Dopiero dzięki obróbce stają się “normalnymi” zdjęciami – podobnie, jak negatyw w czasach kliszy nie był jeszcze gotowym do oglądania zdjęciem.
Zakres możliwego wykorzystania zdjęć ślubnych
Umowa z fotografem ślubnym powinna też jasno mówić, jaki jest zakres możliwego wykorzystania zdjęć. Pamiętaj że fotograf wykonując zdjęcia staje się ich autorem – w myśl przepisów o prawie autorskim może decydować o sposobie wykorzystania swojego dzieła.
Zazwyczaj jak w przypadku fotografii okolicznościowej czyli również fotografii ślubnej mówimy o dosyć szerokim zakresie wykorzystania do użytku prywatnego. To oznacza że możesz wykorzystać zdjęcia żeby oglądać je z rodziną z bliskimi dzielić się nimi w sieciach społecznościowych, drukować na własny użytek.
Umowa z fotografem na ślub zazwyczaj nie zezwala jednak kupującemu na komercyjne wykorzystanie zdjęć – tj. jeśli chcesz np. produkować i sprzedawać masowo kubki ze zdjęciem ślubnym – wymaga to osobnej zgody fotografa i udzielenia licencji komercyjnej.
Umowa z fotografem ślubnym – podsumowanie
Jak widzisz, uzgodnienia z fotografem ślubnym powinny zawrzeć całkiem sporo informacji. Chronią one interesy obu stron, a przede wszystkim – po prostu precyzują zakres działania tak, żeby obie strony czuły się pewnie i bezpiecznie.
Życzę Ci pięknych zdjęć z Twojego ślubu, a jeśli poszukujesz fotografa na ten lub przyszły sezon – zapraszam do kontaktu!
